【2022.9.20追記】
人事異動などで担当が変わった時に
前任者から今までの感謝の気持ちを
込めて挨拶メールが届くことがあります。
その場合はこちらも思い出があるため
返信がしやすいですよね。
では前任者ではなく新担当から
挨拶メールが届いた場合は
どのように対応すれば良いのでしょうか(??)
長く文章を書く必要はありません。
返信はなるべく早く行うよう心がけ
挨拶メールをもらったことへの
感謝の気持ちを伝えましょう。
今回は新担当からの挨拶メールが
届いた時の返信例文や
マナーについてご紹介します。
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新任からの挨拶メールに返信する時のマナー!
新任からの挨拶メールが届いたら
なるべく早く返信するのがマナーです。
挨拶メールをもらったら
24時間以内が返信の目安になります。
なんとなく先延ばしにしていたら
タイミングを失ってしまい
結局返信ができずにそのままになっている、、、
なんてことだけはビジネスマンとして
避けるようにしましょう。
先延ばしにするよりも
率先してやってしまった方が効率的です。
返信を早目にした方が良い理由は
挨拶メールを送った人は返信が来ないと
落ち着かないためです。
なぜ返信がないのか気にしながら
過ごさせることになってしまいます>.<
ストレスがたまりすぎると
不安な気持ちがあなたに対する怒りや
苛立ちに変わってしまうこともあります。
あなたは特に理由はなく
何となく返信しなかっただけだとしても
不信感を抱かれてしまいかねません。
社内からの挨拶メールにも
返信はすべきなのかについても
考えていきたいと思います。
社外の新任だけでなく
社内の新任に対しても返信するのが
ビジネスマンのマナーです。
社外と社内ではメールの宛名の書き方が
少し異なるため注意が必要です。
【社外の新任に返信する場合】
社外の新任に返信する場合は
「会社名＋役職名＋氏名＋様」の
順とします。
会社名は省略することなく
正式名称を書くのがマナーですので
書く前に1度社名を確認することを
おすすめします。
【社内の新任に返信する場合】
社内の新任に返信する場合は
「役職名＋氏名＋様」の順とします。
メールを返信する時のビジネスマナーとして
「Re:」を消さずにそのまま残すようにします。
どのメールに対する返信であるかが
メールを開かなくても
ひと目で分かるようにするためです。
新任からの挨拶メールへの返信例文
前任者からの挨拶メールへの返信例文は
たくさん紹介されています。
でもなぜか新任からの挨拶メールへの返信例文は
ほとんど紹介されていないんですよね、、、
ここでは新任からの挨拶メールへの
返信例文をご紹介していきます。
新任からの挨拶メールへの
返信は長く書く必要はありません。
たとえば次のような文章で
特に問題はありません。
（例文①社内向けの返信例文）
日頃は、お世話になっております。
○○部の△△でございます。
ご挨拶ありがとうございました。
こちらこそ何卒よろしくお願いいたします。
（例文②社外向けの返信例文）
日頃は、お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
ご丁寧に異動のご連絡いただきまして、
誠にありがとうございました。
こちらこそ何卒よろしくお願いいたします。
※会社の名前は正式名称で書くようにしましょう。
新担当の挨拶メールは社内にも必要?
ここから先は新担当の立場に立ち
挨拶メールの書き方ポイントなどを
みていきましょう。
人事異動であなたが新しい担当に代わった場合、
基本的には次のような流れで
挨拶メールを送ります。
①前任者から担当が代わることの連絡を入れる。
②後任者から担当者への挨拶を行う。
後任者から担当者への挨拶の主な目的は
人間関係を円滑にすることにあります。
ですので社外だけでなく
社内でも新担当の挨拶をするようにしましょう。
社外と社内問わず言えることですが
新担当の挨拶は必ずしもメールで行う必要は
ありません。
前任者が担当していた人に
担当が代わる挨拶をした後に
後任者と担当者が顔合わせをする場合
メールを送る必要は特にありません。
引き継ぎをスムーズにするには
前任者と後任者が
どのようにするかを話し合い
決めておくことが大切です。
前任者と後任者の連携が取れていないと
大丈夫だろうかと不安に思われる
おそれがあります。
担当変更メールを後任者から送るときのポイント!例文つき
上記でご紹介したように
担当が代わった時は
次の流れで担当者に伝えるのが一般的です。
まずは前任者から担当が代わることを
メールなどで伝えます。
前任者の担当変更連絡が済んでから
後任者から担当者へ挨拶を行います。
このように担当が変更する時は
前任者と後任者の連携が大変重要になります。
しかし実際には前任者が
突然仕事を辞めたりするケースも
少なくありません。
この場合は後任者が担当変更連絡と
新担当となった挨拶を同時にすることになります。
書く時のポイントがいくつかありますので
みていきましょう。
一つ目のポイントは
担当が変更した理由をハッキリ書くことです。
しかし詳細を書く必要はなく
退職したのか人事異動なのかを
相手が分かってくれれば良いです。
この部分を曖昧にすると
メールを読んだ相手は
不安になってしまうことがあるため
注意しましょう。
では次に二つ目のポイントとして
件名の書き方をご紹介します。
株式会社〇〇＋自分の氏名＋【着任のご挨拶】
のようにするとよいでしょう。
注意点は会社名は略称を用いず
正式名称を使うようにすることです。
実際にどのように書けばよいか
メールの例文をみていきましょう。
【例文】
株式会社◯◯
相手の氏名＋様
平素より大変お世話になりまして
厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯の
（自分の氏名）でございます。
この度、退職に伴い、◯月◯日より
(前任者の氏名) の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
不慣れな部分もあり、
ご迷惑をおかけすることもあるかと存じます。
いち早く貴社のお役に立てるよう、
精一杯業務に励んでまいりますので、
何卒よろしくお願い致します。
後日、
改めてご挨拶させていただきたく
存じます。
まずは略儀ながらメールにて
ご連絡申し上げます。
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もう少しカジュアルな挨拶メールの
書き方もご紹介しますね。
社内向けの文面です。
【例文】
株式会社◯◯ ◯◯部
相手の氏名＋様
大変お世話になっております。
〇〇部の（自分の氏名）でございます。
突然ではございますが、
担当者が変更しましたので
ご連絡させていただきました。
この度、前任者である〇〇が
一身上の都合により〇月〇日に
退職いたしました。
後任として私が新しく
担当させていただくことになりました。
ご不便やご迷惑をおかけしないよう
引き継ぎを行っております。
今後は、私にご連絡をください。
まずは略儀ながらメールにて
ご連絡申し上げます。
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人事異動ではなく一身上の都合などで
突然会社を辞めてしまうと
どうしても不安を感じがちです。
相手を不安にさせないような
文面になるよう心がけながら
文面を考えるようにすることも
大切なポイントになります。
さいごに
新任からの挨拶メールに返信する時のマナーや
文章の例文についてご紹介しました。
ビジネスを円滑に行うためには
コミュニケーションが欠かせません。
社内と社外問わずに
挨拶メールが届いたらなるべく
早目にお礼のメールを返信しましょう。
最後までお読みいただき
ありがとうございました。