【2021.10.9追記】
体調不良で会社を休んでいる時に
上司から気遣いメールが！
友達や親ならあまり考えずに
ササッと返信ができます。
上司となると
言葉遣いや内容も気になりますよね。
模範的な例文なら、
言葉遣いも内容も完璧です。
しかし例文そのままを使うと、
受け取った相手からしたら
心に響くものがありません。
テンプレートを受け取っているような
感じがしますからね…
文章構成を参考に
自分の言葉で伝えましょう。
次の流れで文章を作成するのがおすすめです。
①会社を休んだことに対する謝罪。
または気遣いメールをもらったことに対する
お礼の気持ちを表す言葉。
②現在の自分の体調について。
③今後の見通し。
②と③については、
できるだけ詳しく説明することで
上司を安心させることができます。
③について分からない時は
分かる範囲でも大丈夫です。
また気遣いメールへの返信が終わった後も、
こちらから定期的に連絡すると
上司も仕事がしやすくなります。
連絡も仕事のうちの1つだと考えて
忘れずに行いましょう。
目次
上司からの体調不良への気遣いメールへ返信するときの文章構成!
文章を書くのが苦手だと、
例文をそのまま使ってしまおう
と考える人は少なくないと思います。
しかし受け取る側には感動がありません。
例文をそのまま使ったことが
分かるためです。
テンプレートをコピペしたような
印象も受けてしまいます。
自分の言葉で書いた方が相手に伝わります。
文章の構成をご紹介しますね。
自分なりの言葉で
文章を書いてみてくださいね。
①謝罪や感謝の気持ちを
表す文章から始めましょう。
②現在の体調の状況について
詳しく説明します。
③今後の見通しについて
分かる範囲で説明しましょう。
どのような感じになるのか、
実際に文章を書いてみますね。
○○係長へ
この度は突然の体調不良で
ご心配おかけしてしまい、
申し訳ありません。
病院を受診したところ、
感染性の胃腸炎であると診断されました。
原因はおそらく刺し身だと思われます。
2週間は休むように病院から言われています。
周囲にうつしてしまう可能性があるためです。
病院へ再度受診し、
許可が下りましたら、
出勤いたします。
特に上司が気になっているのは、
現在の状況と、いつ職場復帰できるかです。
この2点をできるだけ
丁寧に伝えましょう。
そうすることで
上司も仕事の計画が立てやすくなります。
上司にメール返信後も”定期的な連絡”と”相手への配慮”は忘れずに!
ところで、
あなたは体調不良の原因や状況について
詳細に上司に伝えたでしょうか？
上司から体調不良を気遣うメールが来たのは、
もしかしたらあなたの説明不足が
原因かもしれません。
上司はあなたの現在の状況や
今後の出勤予定などについて聞きたいために、
気遣いメールを送った可能性があります。
もちろん上司は
純粋にあなたに気遣いの言葉を
かけたいだけの場合もあります。
あなたは十分に伝わっていると感じていても、
意外と伝わっていないものです。
仕事を管理することが求められる
上司のことを配慮して、
状況をこまめに伝えましょう。
体調不良だからといって、
状況をきちんと伝えないと
上司に迷惑をかけてしまいます。
連絡するのも仕事の1つだと考えましょう。
”ゆっくり休んで”の返事は上司にする必要がある?
急病で仕事を休んだ時に上司から
「ゆっくり休んでください」など
体調を気づかうメールが届くことがあります。
そもそも気づかいメールに返信が必要なのかや、
返信する場合はどんな内容が良いのか
悩んでしまいますよね。
コミュニケーションを取るという意味においても
返信ができるようなら
返信することをおすすめします。
返信に盛り込むべきポイントは次の3点です。
・気づかいに対する感謝の気持ち
・仕事を休んだことに対する謝罪の気持ち
・現在の体調、どのくらいで復帰できそうか？
3つのポイントを盛り込んだメールの
例文をご紹介しますね。
『お気遣い頂きありがとうございます。
忙しい時期に風邪で仕事を休んでしまい申し訳ございません。
病院に行き薬を処方してもらいました。
薬を飲んだところ体調が落ち着いてきました。
明日には出社する予定です。
もしも体調が悪くなりましたら、明日の朝ご連絡いたします。』
もしも誰かに仕事を頼んでいるなら
その点についても知らせておくようにしましょう。
上司からのゆっくり休んでねメールは
気づかいの気持ちの表れでもありますが
仕事の見通しを立てたいとの気持ちも
含まれているためです。
あなたが抱えている仕事の状況を
しっかり伝えると
上司も計画が立てやすくなります。
体調不良メールへの返信を上司にする時のマナー！
上司から体調不良で仕事を休むという旨の
メールが届いた時の返信のマナーや例文を
ご紹介します。
返信する時は、相手の立場で
どんな返信が届いたら安心できるか考えて
内容を決めましょう。
メールで体調不良を伝える時
伝える方はどう思われるのかな、、、と
不安に感じてしまうものです。
同僚の話になりますが体調不良メールの返信で
クローバーの絵文字といたわりの
言葉をかけてくれる人がいました。
仕事を辞めた今も時々連絡を取り合っています(^^)
具体的にどのような返信をすれば
相手の気持ちが癒やされるか
例文をご紹介します！
『ご連絡ありがとうございます。
どうか仕事のことはお気になさらず
お大事になさってください。
体調を崩しやすい時期ですので、
治るまでゆっくり休まれてくださいね。
何かありましたらいつでもご連絡ください。』
メールだと顔が見えないため
どうしても冷たい印象を与えやすいです。
怒っていないのに「怒ってる？」なんて
聞かれたことがありませんか？(^^;)
私はけっこうあるんで、メールの時は
特に文面に気をつけるようにしています。
文末に「〜ね」などをつけると
柔らかい印象を持ってもらうことができます。
普段から上司とメールのやり取りをして
仲が良く気心が知れている仲なら
絵文字を使うのも問題ありません。
仕事を休むという旨のラインに返信は必要か?
同僚などから仕事を休みますとのラインが
届いたら返信は必要なのでしょうか？
結論から言うと返信は絶対に必要です。
ラインはメッセージを読んだら既読になります。
しかし、休みますとのラインに返信がないと
送った本人はものすごく不安な気持ちに
なってしまいます。
安心させるためにも了解しましたとの
メッセージを伝えるようにしましょう。
ラインでの欠席報告については
議論が分かれるところです。
自分がラインで休み連絡をしたいと思うなら
ラインでの欠席報告については
賛成の立場を取ると思います。
反対派の中にはラインで休み連絡をするのは
あまりにも軽々しいと感じる人も多いです。
同僚や部下からラインで休み連絡が来て
なんだかなぁと不満を感じるようであれば
上司と相談して職場内の共通のルールを
作ることをおすすめします。
さいごに
上司から気遣いメールが来た時は、
伝えるべき3つの内容を
自分の言葉で伝えましょう。
▪謝罪や感謝の言葉。
▪現在の状況。
▪今後の出勤予定。
休みが長くなるようであれば、
メールを返信後も
定期的に連絡を入れましょう。
最後までお読みいただき
ありがとうございました。